СУБД MS ACCESS

ФОРМЫ
Обычно разработчик базы данных создает структуру таблиц и запросов, но заполнением таблиц информацией он не занимается. Для этого есть специальные кадры (обычно малоквалифицированные), выполняющие функции наборщиков. Для упрощения их труда разработчик базы может подготовить специальные объекты - формы.
Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.
ЗАЧЕМ НУЖНЫ ФОРМЫ?
Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют по крайней мере четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу.
Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе). Представьте, что будет, если новичок "наведет порядок" в таблице банка, хранящей расчетные счета клиентов.
Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах.

Например, один имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой - только номера их расчетных счетов, а третий - только денежные суммы, хранящиеся на этих счетах. Сговор между этими людьми должен быть исключен. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.
В-третьих, ввод данных в таблицу - чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.
И наконец, в-четвертых, надо вспомнить, откуда берется информация для баз данных. Как правило, ее берут из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок и т. п.).
Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

СОЗДАНИЕ ФОРМ
Как и другие объекты Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем несколькими способами. В отличии от таблиц и запросов формы состоят из многочисленных элементов управления, и oт того, насколько аккуратно эти элементы расположены ни экране, зависит внешний вид формы. Автоматические средства позволяют создавать аккуратные формы и не задают пользователю лишних вопросов. Начинать работу лучше с них.
АВТОФОРМЫ
1. Автоформы - самый простой вид автоматических форм. Для создания автоформы надо открыть вкладку Формы в диалоговом окне База данных и щелкнуть на кнопке Создать - откроется окно Новая форма.
2. В диалоговом окне Новая форма выбирают в качестве источника данных для формы какую-либо таблицу или запрос, после чего создают

автоформу двойным щелчком в списке выбора вида автоформы (табличная, ленточная или в столбец).
СОЗДАНИЕ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА
3. С помощью Мастера форма создается всего в четыре этапа:

выбор полей, данные для которых можно будет вводить форме;

выбор внешнего вида формы (один из четырех);

выбор фонового рисунка формы (один из десяти);

задание имени формы.
Все эти пункты достаточно хорошо объяснены в Мастере и не требуют никаких пояснений.
4. Готовую форму можно сразу же использовать для просмотра! существующих записей или для ввода новых.

СТРУКТУРА ФОРМ
Создавая формы автоматическими средствами, можно не задумываться над их структурой, но при разработке формы вручную со структурой приходится иметь дело
Структуру формы составляют ее разделы, а разделы содержат элементы управления.
РАЗДЕЛЫ ФОРМЫ
1. Самый простой способ познакомиться с разделами формы состоит в том, чтобы взять готовую форму, например, созданную с помощью Мастера, и посмотреть ее устройство в режиме Конструктора. Как мы уже знаем, для этого надо щелкнуть кнопке Вид на панели управления Access.
2. При просмотре в Конструкторе мы видим структуру формы. Обратите внимание на то, что рядом с ней открывается панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы.
6. Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши.

3. В структуре формы четко видны три раздела: раздел заголовка формы, область данных и раздел примечания формы.
В нашем случае заполнена только область данных. Так произошло потому, что форму создавал Мастер, который не потрудился создать и заполнить вспомогательные разделы.
4. Все, что содержится в области данных, является элементами управления. В нашем случае здесь присутствуют элементы управления только двух типов: связанное поле (то, что в него вводится поступает и в одноименное поле таблицы, на базе котopoй создана форма) и присоединенная надпись (называется так поскольку перемещается вместе со своим элементом управления). В нашем случае содержание присоединенной надписи совпадает с названием связанного поля, но это можно и изменить.
5. Фоновый рисунок, лежащий под элементами управление показывает размер рабочего поля формы.

СОЗДАНИЕ НАДПИСЕЙ
Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения.
При рассмотрении приемов создания новых элементов управления мы воспользуемся тем фактом, что Мастер, создавший форму, не заполнил ее раздел заголовка.
1. Перетащив вниз разделительную границу между заголовком и областью данных, мы можем освободить вверху достаточно места для создания крупной надписи.
2. На панели элементов существует специальный элемент управления для создания заголовков, который называется Надпись.
3. Щелкнув на нем, а потом на форме, мы получаем текстовую рамку, в которую можно вводить произвольный текст. При вводе текста не надо заботиться о его форматировании. Неважно, как он выглядит и где расположен. Закончив ввод, надо нажать клавишу ENTER, после чего можно приступать к оформлению текста.
4. Для форматирования элемента управления его надо сначала выделить.

Для этого служит инструмент Выбор объектов.
5. При выделении элемента управления вокруг него образуется рамка с восемью маркерами (по углам и по центрам сторон рамки). Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ. При наведении на маркер указатель мыши меняет форму, принимая изображение открытой ладони. В этот момент рамку можно перемещать.
6. Особую роль играет левый верхний маркер рамки. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. О роли этого маркера мы расскажем чуть позже.
7. Когда объект выделен, можно изменять параметры шрифта, метод выравнивания текста и другие элементы форматирования. Это выполняют обычными средствами форматирования, доступными через соответствующую панель .инструментов Access.
8. Если щелкнуть на выделенном элементе правой кнопкой мыши, откроется его контекстное меню, в котором имеются дополнительные возможности изменения оформления. В нашем случае, например, применено Оформление с тенью.

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ
1. Заголовок таблицы, который мы только что создали, не связан ни с одним из полей таблицы. Поэтому элемент управления Надпись еще называют свободным полем. Текст, введенный в него, остается неизменным независимо от того, какую запись в этот момент просматривают в форме.
2. Совсем иначе обстоит дело с элементами управления, в которых отображается содержимое полей таблицы. Такие элементы управления называют связанными полями.
3. Для их создания служит элемент Поле на панели элементов.
4. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления - Присоединенная надпись. Она перемещается вместе со связанным полем и образует с ним единое целое.
5. Обратите внимание на то, что, что слово "Результативность" в присоединенной надписи записано без последней буквы. Это не ошибка. Просто Мастер, создававший форму, сделал это неаккуратно, и связанное поле "наехало" на присоединенную надпись.

6. Оторвать поле от присоединенной надписи позволяет уже упомянутый маркер, расположенный в левом верхнем углу. При наведении на него указатель мыши принимает форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от присоединенной надписи и перемещать отдельно.
Перемещать элементы управления и изменять их размеры с помощью мыши не слишком удобно. Гораздо удобнее использовать для этой цели курсорные клавиши в комбинации с клавишами SHIFT или CTRL. В первом случае происходит изменение размеров элемента , управления, а во втором - изменение его расположения.
7. Чтобы элементы управления располагались в форме ровными рядами, существуют специальные команды выравнивания. Сначала надо выделить группу элементов управления с помощью инструмента Выбор объектов (группа выбирается при нажатой клавише SHIFT), а потом дать команду Формат - Выровнять и выбрать метод выравнивания.

ПРОЧИЕ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ФОРМЫ
При созданий формы вручную элементы управления размещают на ней так, как удобно проектировщику. Созданные элементы управления формы выравнивают с помощью команды Формат -Выровнять.
Кроме рассмотренных выше элементов управления Надпись и Поле, существует еще несколько полезных элементов управления.
1. Переключатели. С ними можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию.
2. Флажки. Действуют аналогично переключателям, но в отличие от них, допускают множественный выбор. Удобны для управления режимами сортировки данных.
3. Список. Может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц. Позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка.
4. Поле со списком. Применяется так же, как и список, но занимает меньше места в форме, поскольку список открывается только после щелчка на раскрывающей кнопке.
5. Командные кнопки. С каждой из них можно связать какую-либо полезную команду,

например команду поиска записи, перехода между записями и другие.
6. Вкладки. Позволяют разместить много информации на ограниченной площади. На вкладках размещают другие элементы управления.
7. Поле объекта OLE. Служит для размещения внешнего объекта, соответствующего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов. Объектом, как правило, является иллюстрация, например фотография, но это может быть и видеозапись, и музыкальный фрагмент, и голосовое сообщение.
Существуют два типа полей для размещения объектов OLE:
Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. В первом случае рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюстрации и служит для оформления формы. С Присоединенной рамкой связано одно из полей таблицы. В ней отображается содержимое этого поля. Это содержимое может меняться при переходе от одной записи к другой.

ОТЧЕТЫ
Напомним функции основных объектов базы данных:

таблицы служат для хранения данных;

запросы служат для выбора данных из таблиц, а также для автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц;

формы служат для упрощения операций ввода данных в таблицы, но могут быть использованы и для просмотра результатов работы запросов на экране.
Из основных объектов нам осталось рассмотреть только отчеты. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на, экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ.

АВТООТЧЕТЫ
Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную.
Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания. Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный. Операция настолько проста, что сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.
При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы: Пуск > Настройка > Принтеры > Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.

СТРУКТУРА ОТЧЕТА
Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше.
Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.
1. Как видно из рисунка, структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колонтитулов.
2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.
3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.
4. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере.

Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.
5. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем размещены два элемента управления.
6. В первом элементе управления выводится текущая дата. Для этого использована встроенная в Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.
= Now()
7. Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции [Раgе] и [Pages]. Тот текст, который записан в кавычках, воспроизводится "буквально", а оператор & служит для "склеивания" текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.
="Страница" &[Раgе]& "из"[Pages]
8. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации. В нашем примере он ни использован.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

После изучения темы необходимо ответить на контрольные вопросы в режиме контрольно-тренировочного тестирования. Тестирование не персонифицировано, поэтому при запуске тестера выберите любое имя, например, New. После окончания тестирования Вы получите рекомендации о переходе к следующей теме или о необходимости пройти тестирование в тренировочном режиме.
В тренировочном режиме, в случае выбора неправильных вариантов ответов, необходимо вернуться к предыдущему вопросу, переключиться в учебное пособие и попробовать найти правильный ответ на поставленный вопрос. Затем, снова переключиться в тестер и выбрать правильные варианты ответов.
За каждый правильно выбранный вариант ответа начисляется два балла. За каждый неправильно выбранный вариант ответа начисляется от 1 до 0 баллов.

Контрольно-тренировочное тестирование

Тренировочное тестирование

ОГЛАВЛЕНИЕ

©2001 Все права сохранены WebDesign